Tarjeta prepago empresas: mayor seguridad y flexibilidad para los gastos del negocio

Gestionar un negocio no es una tarea nada sencilla, pues a las obligaciones propias de la actividad a la que se dedique la empresa hay que sumar todo lo relativo a la contabilidad de la compañía (como el pago a proveedores, la facturación o los gastos de los empleados), la fiscalidad y muchos otros aspectos propios de la administración de una organización. Una gran cantidad de trabajo adicional que, en muchos casos, puede perjudicar la buena marcha del proyecto puesto que quita mucho tiempo al emprendedor o empresario que podría dedicar en centrarse en lo que de verdad importa.

Por eso, existen varias entidades financieras que se especializan en facilitar todas estas tareas adicionales a emprendedores que no se puedan permitir contratar a una persona para que se encargue específicamente de ese trabajo. Estos bancos ofrecen cuentas de empresas con multitud de servicios y herramientas no sólo para facilitar los pagos de la propia compañía, también para hacer más sencillos multitud de trámites como la gestión de facturas, la autorización de gastos a empleados o la creación y distribución de tarjetas bancarias corporativas para que los trabajadores puedan desarrollar sus funciones de forma independiente.

Dentro de todas las herramientas que facilitan ese tipo de entidades, en este artículo vamos a centrarnos en un instrumento de lo más interesante para cualquier emprendedor: las tarjetas de prepago para empresas sin comisiones. Con ellas, por ejemplo, se refuerza la seguridad de las transacciones, se pueden controlar mejor los gastos de los empleados o conseguir ventajas exclusivas, como el reembolso de un porcentaje de las compras efectuadas con estos plásticos.

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Las tarjeta prepago para trabajadores: mayor control de gastos y protección para la empresa

Una de las principales ventajas de las tarjetas de prepago para empresas, también conocidas como tarjetas monedero, es que se pueden utilizar para controlar perfectamente los gastos de los trabajadores que necesiten tener acceso a los fondos de la compañía para desarrollar sus labores, como los encargados de comprar existencias a proveedores o los comerciales que tienen que viajar y reunirse con clientes, entre otros muchos profesionales.

Con las tarjetas de prepago para empresas, el emprendedor puede asignar una cantidad determinada a esas personas cargando en el plástico el dinero exacto que necesitan para realizar su trabajo y, de precisar más fondos, tendrán que solicitarlo expresamente al empresario o al responsable de su departamento, justificando el motivo por el que se ha incrementado el coste. Esto hace que los responsables de la compañía puedan controlar mejor las finanzas y, además, decidir de forma previa si aceptan ese aumento del gasto o no.

Asimismo, las tarjetas monedero para empresas aumentan la seguridad de las transacciones de los empleados, puesto que, a diferencia de las de crédito o débito, no dan acceso directo a los fondos del negocio. Para utilizar una tarjeta de prepago, el responsable del negocio debe cargar previamente dinero en ella. De esta forma, cuando quiera realizar una compra, puede ingresar el monto exacto de la transacción y realizar el pago sin que se acumule capital en el plástico. Así, si algún delincuente logra hacerse con los datos de este instrumento, le será imposible sustraer cifras significativas a través de cobros no autorizados.

Pagos seguros a proveedores, otra ventaja de las tarjetas de prepago para empresas

Además de para tener un mayor control y seguridad en los gastos de los empleados, los emprendedores también pueden utilizar las tarjetas de prepago para empresas para proteger los pagos de existencias y servicios que ellos mismos realicen para la compañía. Hay que tener en cuenta que el robo de los datos de una tarjeta de débito o crédito del responsable de la organización siempre es mucho más peligroso que el de los de un empleado, pues el primero tendrá acceso directo a todos los fondos del negocio y el perjuicio que puede ocasionar el hurto será mucho mayor.

De esta forma, el empresario puede utilizar la tarjeta monedero para transacciones con las que no se sienta del todo seguro, como la primera con un nuevo proveedor o aquellas realizadas a través de sitios web con los que no ha trabajado anteriormente y de los que no sabe a ciencia cierta si están exentos de peligro.

Además de evitar el robo, en el caso de que se diesen estas circunstancias, la entidad emisora de la tarjeta de prepago para empresas avisaría a su titular de que no hay fondos suficientes como para efectuar la compra, por lo que sería notificado inmediatamente de que han intentado sustraer dinero del negocio y podría tomar medidas al instante para cortar el problema de raíz.

Muchas de las entidades que comercializan cuentas para empresas permiten a sus clientes emitir y eliminar tarjetas a placer, en especial si son virtuales, y sin comisiones mientras que no se supere un límite previamente establecido. De esta forma, si alguien roba los datos del plástico e intenta infructuosamente sustraer dinero de la compañía, el emprendedor no sólo evita el hurto, también puede bloquear el instrumento de forma inmediata y emitir otro con las mismas características, pero con información diferente, de tal manera que el inconveniente no supondrá la más mínima paralización de la actividad de su negocio.

Del mismo modo, si así lo considera conveniente, puede bloquear todas las tarjetas de prepago de la empresa de las que tenga sospechas de que también han sido vulneradas, para evitar que se sustraiga dinero de ellas en el futuro, y emitir otras totalmente nuevas para sus empleados con datos diferentes.

Tarjetas de prepago para empresas: soluciones adaptadas al negocio del titular

Como hemos visto, las tarjetas de prepago para empresas son herramientas financieras muy aconsejables para cualquier tipo de negocio por su seguridad y las ventajas de gestión que ofrecen. Pero, además, estos instrumentos suelen tener asociados una serie de servicios adicionales que también facilitan múltiples aspectos del trabajo de los empleados que las utilizan y del responsable de la compañía.

Por ejemplo, es habitual que las aplicaciones móviles de las entidades que emiten tarjetas monedero para empresas permitan escanear tickets o facturas del pago realizado. De esta forma, el empleado o el propio emprendedor digitalizan en ese mismo momento el documento, lo asocian a ese gasto y lo sube a la cuenta de la compañía. Así, el encargado de contabilidad puede acceder directamente a todos los comprobantes y almacenarlos en los ordenadores o servidores del negocio, con lo que se agilizan enormemente muchos trámites administrativos y se consigue un control preciso y exhaustivo de las finanzas de la organización.

Asimismo, las cuentas para empresas a las que están asociadas estas tarjetas suelen permitir que el titular cree distintas subcuentas para asignarlas a los responsables de cada departamento y que, al final de cada mes, haga un balance automático de todos los gastos de cada una de ellas y de su conjunto, con lo que se obtienen informes financieros muy detallados y fiables en cuestión de segundos.

Las entidades financieras que ofrecen tarjetas de prepago para empresas también tienen en cuenta que, en la actualidad, es bastante habitual trabajar con clientes extranjeros gracias a las enormes posibilidades que ha abierto internet, por lo que facilitan diferentes servicios para cobros y pagos internacionales a precios más competitivos de lo habitual para estas operaciones. Por ejemplo, algunas tienen tipos de cambio excepcionales, permiten guardar dinero en múltiples divisas sin comisiones, hacer transferencias por cifras elevadas con una comisión fija sin importar el monto o realizar transacciones transfronterizas inmediatas, para que el destinatario disponga del dinero ese mismo día.

Además de todo lo mencionado, las entidades que ofrecen cuentas para empresas suelen tener distintos planes con servicios adaptados a las necesidades profesionales más habituales en función del tamaño del negocio, desde aquellas compuestas sólo por el propio emprendedor a otras con decenas de empleados. Y, en el caso de que no tengan lo que la compañía requiere, estos bancos están dispuestos a personalizar la cuenta para empresas con el objetivo de ofrecer al cliente todo lo que precisa.

Tarjetas de prepago para empresas, ¿son también para autónomos?

Sí, la mayoría de las cuentas para empresas que ofrecen tarjetas de prepago aceptan a autónomos como clientes. Las entidades que están detrás de estos productos suelen ofrecer distintos planes que, además de por sus servicios, se suelen diferenciar por el tamaño del negocio al que vayan dirigidos, e incluyen pymes, grandes empresas y también a profesionales independientes o proyectos de un solo trabajador, el propio emprendedor, que tenga la necesidad de contar con herramientas financieras o de contabilidad.

Así pues, los autónomos que contraten una cuenta de empresa con estas entidades podrán disfrutar de todos los servicios que habitualmente ofrecen, desde las tarjetas monedero a softwares de contabilidad, pasando por la digitalización de facturas, las tarifas especiales para transacciones internacionales o, incluso, la solicitud de financiación en condiciones más ventajosas de las que suelen ofrecer los préstamos para profesionales.

¿Qué aspectos se deben valorar al buscar una cuenta para empresas?

En el mercado existen cuentas para empresas muy diversas de entidades diferentes, cada una de ellas con sus propias características y ventajas. No obstante, la mayoría coinciden en sus aspectos básicos, con servicios que cualquier autónomo o empresa requerirá de un instrumento de estas características. A continuación te explicamos cuáles son los que, como mínimo, es recomendable que tenga el producto que escojas para tu negocio.

• Emisión de tarjetas gratuitas: al menos de prepago y de débito, para poder entregarlas a los empleados que precisen tener acceso a fondos de la empresa para desarrollar su trabajo. Algunas entidades ofrecen este servicio de forma gratuita y de manera ilimitada, mientras que otras establecen un número máximo de plásticos emitidos por encima del cual tienen un coste. También hay ocasiones en que, en función del plan elegido, hay que pagar por ellas o no. Lo más habitual es que los bancos ofrezcan tarjetas virtuales gratis, mientras que la solicitud de físicas suele acarrear algún tipo de desembolso.
• Cuotas y comisiones: las cuentas para empresas suelen tener distintos costes, desde cuotas mensuales a comisiones por determinados servicios, pasando por pagos puntuales por algunos trámites. En algunos casos, muchos de estos desembolsos se pueden eludir si el interesado contrata un plan básico, aunque hay que analizar detenidamente lo que éste ofrece, puesto que en no pocas ocasiones disponer de algunas herramientas o funciones de pago que sean muy útiles para el emprendedor pueden resultar rentables a la larga tanto en ahorro de tiempo como de dinero.
• Softwares contables: la mayoría de las cuentas para empresas ofrecen entre sus servicios el acceso a herramientas digitales de contabilidad que llevan a cabo muchos procesos de forma automática, de tal forma que aceleran y facilitan el trabajo de llevar al día las finanzas del negocio, tales como la elaboración automática de informes mensuales de ingresos y gastos de todas las tarjetas o subcuentas asociadas. Las aplicaciones que utilizan las distintas entidades suelen ser diferentes, por lo que si el emprendedor está interesado en un instrumento con características específicas, es recomendable que se informe sobre este aspecto antes de decantarse por un producto u otro.
• Transferencias internacionales: en un mundo completamente globalizado y con los negocios digitales en auge, es cada vez más común tener tanto clientes como proveedores en el extranjero, para lo que se hace fundamental tener cuentas para empresas que ofrezcan servicios y ventajas en este sentido, tales como transferencias rápidas sin costes, cambios de divisa por precios competitivos o la posibilidad de acumular capital en diferentes monedas.
• Distintos planes adaptados a la realidad de la empresa: es común que las entidades que comercializan cuentas para empresas ofrezcan distintos tipos de planes con precios diferentes en función del tamaño de la compañía o de los servicios que requiera el emprendedor, aunque no todas los tienen. Contar con esta posibilidad es muy interesante, dado que las necesidades del negocio pueden cambiar con el tiempo y será muy fácil y cómodo mudarse de uno a otro dentro del mismo banco.
• Variedad de métodos de pago: las cuentas para empresa también suelen facilitar a sus clientes el acceso a distintos métodos de pago, desde pasarelas seguras online hasta TPV para comercios físicos. En algunos casos son gratuitos y en otros tienen un coste, por lo que conviene informarse bien de este aspecto para conseguir la mejor opción. En cualquier caso, aunque supongan un desembolso adicional, siempre será más cómodo tener los distintos sistemas de pago integrados en la cuenta bancaria de la compañía a que estén distribuidos en distintos proveedores externos.
• Digitalización de tickets y facturas desde el móvil: esta función de la aplicación del banco agiliza enormemente las tareas de contabilidad y las hace mucho más precisas, puesto que permite escanear cualquier documento de este tipo al momento y adjuntarlo al extracto de gasto que aparece en el banco. Así, todos los pagos tienen su justificante al instante, que más adelante puede ser descargado para lo que sea necesario.
• Diferentes permisos para acceder a la cuenta: otra función bastante interesante, en especial para las empresas en las que varios trabajadores tengan que acceder al dinero de la compañía, es la de poder conceder distintos permisos en función del rango del empleado y la confianza que el emprendedor tenga en él. Así, por ejemplo, se puede establecer que una persona sólo pueda hacer pagos previa autorización del administrador, o configurar un límite de gasto individual. Si la entidad no ofrece esta posibilidad, una alternativa similar es utilizar tarjetas de prepago para empresas.
• Asesor personal: las cuentas para empresas ofrecen servicios muy interesantes, pero sacarles todo el partido posibles es a veces complicado porque el cliente puede no disponer de conocimientos profundos sobre las distintas herramientas y funciones que tiene a su disposición. Por eso, contar con un asesor al otro lado que pueda explicarle la mejor forma de utilizarlas para su caso particular y resolver todas sus dudas, tanto técnicas como financieras, es algo que se debe valorar a la hora de escoger entre un producto u otro.
• Ventajas adicionales: aunque no es un aspecto capital a la hora de elegir la mejor cuenta de empresa para tu negocio, es siempre interesante que estos productos ofrezcan algún tipo de beneficio adicional que redunde en el bolsillo del empresario. Por ejemplo, algunos de estos instrumentos reembolsan un porcentaje de los pagos que se hagan con sus tarjetas.

Lo ideal es que la cuenta de empresa elegida cuente con todos los servicios y herramientas anteriormente mencionados, pero lo cierto es que cada negocio es un mundo, y sus necesidades son muy distintas entre sí. Por lo tanto, si un instrumento no cuenta con alguno de los aspectos mencionados en el listado anterior, pero tiene otros que benefician muy particularmente a la compañía, será el emprendedor el que tenga que evaluar qué es lo que más le conviene para la buena marcha de su proyecto.